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架构及制度

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广东省环境卫生协会架构图

 

 

 

 

 

 目 录

1、广东省环境卫生协会秘书处办公室制度
2、广东省环境卫生协会财务管理规定
3广东省环境卫生协会会费缴纳办法
4广东省环境卫生协会理事会选举及《章程》表决办法
5、广东省环境卫生协会分支机构管理办法

 
 
广东省环境卫生协会秘书处办公室制度
一、总则
1、 为了加强秘书处办公室管理,明确协会内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。
2、 本制度适用于协会所有成员并严格遵守各项规定。
3、 切合协会实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使秘书处办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证协会的办公事务有效开展。
4、 秘书处办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到有计划、有目标。
二、职责范围
1、秘书处办公室管理人员直接受会长、秘书长领导,并开展秘书处办公室的各项工作。
2、负责秘书处办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
3、负责协会文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。
4、负责协会内部人员日常管理。
5、负责对外公共关系的维护,做好来客接待和协会的各项宣传等工作
5、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。
6、收集行业信息和外部资讯,对协会网站进行管理及日常维护工作。
7、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作。
三、秘书处办公室相关管理制度
1、 文书管理制度
(1)文件管理的范围包括:上级下发文件、协会各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
(2)根据文件属性、类别,对所有文件进行分类,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
(3)文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由秘书处办公室负责执行。
(4)协会上报下发正式文件的权利主要集中在会长或秘书长,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
(5)机密文件秘书处办公室主任保管,秘书处办公室人员对一般性文件进行分类管理。每月整理后交秘书处办公室保管。
(6)因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需秘书处办公室主任审批后方可借阅。
文件管理流程设计
①、内部文件管理流程:起草文件→审查、审批、签发→编号→打印文件→下发文件→文件存档
②、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
③、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
2、办公用品管理制度
具体参照《广东省环境卫生协会办公用品采购及领用制度》实施。
3、印章管理制度
具体参照《广东省环境卫生协印章管理制度》实施。
4、会议管理制度
根据协会每年工作安排,召开相关会议,具体按照以下规定实施。
(1)收集会议议题,根据选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
(2)负责会务工作安排及现场秩序的维护,安排专员负责做好相应的会议记录。
5、协会工作人员休假管理制度
具体参照《广东省环境卫生协会休假管理制度》实施。


 
 
 
广东省环境卫生协会财务管理规定
第一条为了加强本会的会计核算,规范财务管理,保证各项工作顺利开展,根据《民间非营利组织会计制度》、《广东省环境卫生协会章程》及有关财务管理法律法规,特制订本规定。
第二条收支管理
(一)收缴会员会费必须严格按照会员大会通过的收费标准执行。
(二)对外收取服务费,应严格执行国家有关部门核准的收费项目和收费标准。
(三)收取会费、服务费、捐赠等,应按规定出具收费凭证。所收现金、支票应及时入账。
(四)对协会拟开发的项目和举办的活动应认真做好预算,报理事长批准后实施。
(五)经费开支在3000元以下(含3000元)由秘书长审批;超过3000元至30000元由会长审批;30000元以上支出经常务理事会讨论通过后,由会长签批。投资开办经济实体,须经会长办公会议审查批准。
第三条现金管理
(一)协会财务室收取的现金应当日入账,任何人不得截留、挪用和坐支。
(二)按照银行核定的限额保存库存资金。
(三)现金应坚持日清日结,不得以白条抵库。
(四)临时用款超过5000元(含)以上的,应提前一天通知财务室,做好提款准备。
(五)除工资、劳务费和其他特殊原因外,凡1000元以上的开支,应使用支票或网汇结算。
第四条票据管理
(一)领取支票须事先经过批准,并办理领用手续。
(二)支票使用后,应在5天内报账。未使用的支票应及时交回。
(三)签发支票时应写明日期、金额、用途,确保资金安全。
(四)有关部门和个人收到外单位结算支票,应在3日内交财务室处理。
(五)发票、收据不得外借或拆本使用。
第五条固定资产管理
(一)固定资产由财务室统一登记、建帐,并定期进行清查核对。
(二)有关部门和个人使用的固定资产,应妥善保管,合理使用。对损坏公物者,应查明原因,酌情处理。
(三)调出或报废固定资产,须报经会长审批。
第六条财务人员
(一)财务人员必须具有财务专业资格。
(二)会计和出纳分设,确保各司其责。
(三)财务人员应严格遵守国家法律和各项财务制度,恪尽职守,廉洁奉公,发挥财务监督与管理的职能,并做好财务核算和财务分析,保证协会各项工作顺利进行。
(四)财务人员调动工作或离职时,必须与接管人员办理交接手续。
第七条财务公开制度
秘书处每年向理事会报告财务收支情况,并向会员大会报告。
第八条财务监督
由省建设厅和省民政厅负责监督协会的财务运作情况和财务制度执行情况。
协会每年由具备资质的会计师事务所进行财务审计,并向省建设厅和民政厅提交财务审计报告。
第九条本规定经第五届理事会通过后实行。闭会期间如需修改,由协会常务理事会负责审定。
第十条费用报销手续
(一)日常费用报销:必须有合法的发票,发票背面由经办人签名并列明事由,按审批权限批准后,才能作为报销依据。(注:除特殊情况,凡是国家规定节假日期间产生的费用一律不予报销)
(二)差旅费报销:出差人填写《差旅报销单》,并附可报销单据,按审批权限批准后,予以报销。
 
 
 
 
 
广东省环境卫生协会会费缴纳办法
(本规定经2012年第六届第一次会员大会表决通过,生效)
第一条 根据《广东省环境卫生协会章程》和《民政部、财政部关于进一步明确社会团体会费政策的通知》(民发[2006]123号)精神,制定本办法。
  第二条 广东省环境卫生协会会员会费每年交纳一次。
  第三条 会员缴纳会费的标准:
(一)副会长单位:10000元。
(二)常务理事单位:8000元。
(三)理事单位:5000元。
(四)一般会员单位:3000元
(五)个人会员200元。
第四条 缴费有困难的会员可向秘书处书面申请,经批准可适当减免当年会费。
  第五条 每年3月份是会费交纳时间,会员应当在3月31日之前将会费汇至广东省环境卫生协会(银行:建行广州市惠福西路支行,帐号:44001420208050115308),由本协会开具社会团体会费收据。
  第六条 新入会的会员应在收到批准通知后缴纳当年会费。
  第七条 会费主要用于为会员提供服务以及按照《广东省环境卫生协会章程》规定开展的各项业务活动。
第八条 会费由协会秘书处财务室负责收取,并按照国家规定的财务制度和协会理事会批准的《广东省环境卫生协会财务管理规定》进行管理。
  第九条 秘书处每年向理事会报告会费收支情况,接受会员单位的监督。
  第十条 会员两年不缴纳会费的,视为自动退出协会,取消其会员资格。
第十一条 本办法经协会第六届第一次理事会批准,自发布日起施行。
 
 
 
 
 
 
 
广东省环境卫生协会理事会选举及《章程》表决办法
(二○○七年四月二十四日经协会五届一次会员大会通过)
一、根据《社会团体登记管理条例》和本会章程规定,会员大会必须有2/3以上会员出席方能召开,其决议须经到会会员过半数通过方能生效。
二、理事会的换届选举
1、产生候选人的程序
(1)由本届常务理事会根据我会会员情况和从有利于本会工作的开展,提出下届理事单位,推荐候选人。理事名额占全体会员总数的1/3左右。
(2)经常务理事会形成决议提交本会会员大会选举。
2、理事需通过召开会员大会采用无记名投票方式选举产生。每个会员单位平等享有一票的表决权利。常务理事、会长、副会长、秘书长的产生,一并提交会员大会选举。
三、本会章程的修改
1、章程的修改程序
(1)本会章程修改稿先由常务理事会审议。
(2)经常务理事会审议形成决议后提交本会会员大会审议。
2、章程修改稿需通过会员大会无记名投票方式表决通过。
四、选举、表决方法
1、由协会秘书处制作选票和表决票。选票中理事会候选人名单按地区为序排列。
2、会员大会表决通过设立监票员、计票员负责选举具体工作。监票员、计票员从非候选人中提名。监票员对大会选举的全过程进行监督,计票员进行计票。
3、选举、表决前,公布应出席大会的会员数,实际出席的具有选举权的会员数,确认达到全体会员的2/3;投票前当众查验票箱方进行选举。
4、选举、表决票填写:
(1)选举人可以对候选人投同意票或反对票,也可以另选他人,同意的在候选人姓名下方对应空格内划“√”;反对的划“×”;弃权的不划任何符号。如另选他人的可在空格里写上另选人的姓名和单位,并在其姓名下方对应空格内划“√”,不划“√”的不计得票,被选举人数不应超过选票规定的人数,超出即为废票。
(2)章程表决,投票人可投同意票或不同意票。并在相应空格内划“√”。
5、投票结束后,监票员、计票员清点收回的选票,如收回的选票等于或少于发出的选票,选举有效;收回的选票多于发出的选票,选举无效,应重新进行选举。
6、确定选举有效,然后计票。计票结果由监票人填写结果统计表,监票员、计票员在选举结果统计表签字后,选举、表决结果由监票员当场公布。
 
 
 
 
 
 
 
广东省环境卫生协会分支机构管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强对广东省环境卫生协会(以下简称协会)分支机构的管理,规范协会工作,根据《社会团体登记管理条例》(国务院令第250号)、《广东省民政厅关于贯彻落实省政府取消全省性社会团体分支机构、代表机构备案的决定有关问的通知》(粤民函[2014]380号)以及《广东省环境卫生协会章程》有关规定,制定本办法。
第二条 分支机构是协会根据工作需要、按照业务范围划分而设立的专门机构。分支机构全称可分为广东省环境卫生协会*****专业委员会或广东省环境卫生协会*****分会。
协会根据行业发展和业务工作需要以及会员要求,统筹布局分支机构的设立、变更和注销。分支机构不得再设立分支机构。
第三条 分支机构作为协会的组成部分之一,接受协会的直接领导和管理。分支机构不具有独立法人资格,开展活动应使用协会全称。
第四条 分支机构必须遵守国家法律法规、社会团体管理规定和协会章程,按照协会章程、业务范围和协会授权,制定本机构的工作规程和管理制度,其工作规程和管理制度在实施前应报协会常务理事会审核批准。分支机构应根据工作规程开展活动,不得开展与协会业务范围无关的活动。
第五条 协会秘书处负责分支机构的工作规程、组织机构、领导班子和财务等方面的管理。
第二章 成 员
第六条 分支机构的成员(以下简称成员)应为协会会员。
第七条 分支机构成员的条件、权利、义务等在工作规程中规定。分支机构成员应遵守本机构的工作规程,积极参加各项活动。
第三章 组织机构和负责人
第八条 分支机构委员会应履行以下职责:
(1)制定和修改工作规程;
(2)选举主任委员,向协会常务理事会提出推荐主任委员的建议;
(3)每年定期向协会常务理事会提交工作报告;
(4)提出终止建议;
(5)决定其他工作事项。
第九条 分支机构委员会一般每年召开不少于两次会议。决议事项必须经成员三分之二以上表决通过方能生效。
第十条 分支机构办事处设在委员会主任单位。
第十一条 分支机构负责人:
(1)分支机构委员会一般设主任委员一名,副主任委员若干名。
(2)分支机构负责人应是本专业领域具有代表性和影响力的代表,能够发挥组织协调作用,有良好社会声誉,热爱协会工作并具有完成协会交办工作的能力。
(3)分支机构负责人每届任期两年,因特殊情况需要提前或延期换届的,须经委员会表决通过,并经协会常务理事会批准,延期换届最长不超过一年。
第十二条 分支机构委员会主任委员候选人,由协会秘书处酝酿协商并提名,副主任委员由主任委员提名,经常务理事会审议批准。分支机构委员会产生后,由协会任命并在协会网站及公众平台公布。
第十三条 分支机构的工作人员,由主任委员单位聘用,报协会备案。
第四章 活动原则
第十四条 分支机构的工作应围绕协会的发展目标和总体部署,结合自身业务特点,确定具体工作计划,开展日常业务活动。
第十五条 分级机构应每年年底向协会报送本年度工作总结和下年度工作计划。分支机构举办的重要活动(包括涉外活动)、重大事项和重要会议应报协会批准。接受政府部门授权或委托事项应报协会备案。
第十六条 分支机构对外印发文件,须经协会秘书处审核,并经会长签发,按照协会办文有关管理规定执行。
第十七条不得将分支机构变相转租、转借。
第五章 活动经费
第十八条 经费来源
(1)分支机构委员会日常工作经费主要由各主任、副主任委员单位分担。
(2)分支机构开展活动的活动经费主要由各参与者共同承担,并向协会提交活动方案及费用支出预算表,经秘书处审核后,由会长签发执行。
第十九条 分支机构不得直接接受任何机构的资助或捐赠,如有违反国家法规政策,追究分机构主任单位及有关人员责任。
第六章 附 则
第二十条 分支机构因特殊原因需要终止活动时,经协会常务理事会审议批准。
第二十一条 其他未尽事宜以《社会团体等级管理条例》、《社会团体分支机构、代表机构登记办法》和有关社会管理规定为准。
第二十二条 本办法协会第届第 十一 常务理事 会议通过之日起实行,由广东省环境卫生协会负责解释

 

 

 

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